Оставить заявку
Звонки теряются и уходят не туда
Входящие звонки принимают по очереди все подряд, обращения теряются и распределяются хаотично, а клиент не может с первого раза попасть к нужному человеку.
Приёмная · помощники и ассистенты
Подбор секретаря
Поможем найти секретаря, который держит приёмную: приём и распределение звонков, встреча посетителей, регистрация входящих и исходящих документов, поддержка руководителя и порядок на стойке.
Подбираем секретарей с грамотной речью и приветливостью, с подтверждённым опытом приёмной. Оцениваем по работе со звонками, посетителями и документами, а не по стажу, и по методике МАРКЕР.
Бесплатный разбор роли · конфиденциальный поиск · подбор по всей России с релокацией
3–6 недельполное закрытие роли
3–5финалистов с разбором
по всей РФподбор и релокация
до 54источников поиска
Когда компании нужен секретарь
Это не «человек на телефоне на время», а лицо приёмной, который отвечает за звонки, посетителей, первичные документы и порядок на стойке. Сигналы, что роль уже нужна:
Посетителей встречать некому
Гости и кандидаты приходят в офис, а на стойке никого: их встречают от случая к случаю, первое впечатление о компании смазано, руководитель отвлекается на приём.
Входящие и исходящие документы без учёта
Письма, договоры и заявки регистрируются как придётся, журнал входящей и исходящей корреспонденции не ведётся, а нужный документ ищут всем офисом.
Руководитель тонет в мелкой рутине
Приём звонков, запись на встречи, бронь переговорной и бытовые вопросы съедают время руководителя, потому что разгрузить его на приёмной некому.
Приёмная держится на случайных людях
Стойку закрывают то менеджером, то бухгалтером «на время», единого порядка нет, а грамотной и приветливой речи с клиентом никто не гарантирует.
Беспорядок на стойке и в графике
Встречи накладываются, переговорная занята дважды, корреспонденция копится — приёмная работает в ручном режиме и подводит в самый неподходящий момент.
Что закрывает секретарь
Профиль роли уже подготовлен — остаётся уточнить детали под вашу приёмную и формат офиса.
Приёмная и звонки
- приём и распределение входящих звонков
- встреча и сопровождение посетителей
- грамотная и приветливая речь с клиентами
- порядок и представительный вид стойки
Документы и график
- регистрация входящих и исходящих документов
- ведение журналов корреспонденции
- запись на встречи и бронирование переговорной
- travel и бытовое сопровождение приёмной
Поддержка руководителя
- фильтрация звонков и обращений к руководителю
- напоминания и контроль мелких поручений
- подготовка и передача документов на подпись
- связь между руководителем и подразделениями
Под какую задачу нужен секретарь
Секретарь под разные задачи — это разные кандидаты. Сначала договариваемся, что важнее именно сейчас.
Навести порядок в приёмной
- единый приём и распределение звонков
- система встречи посетителей
- учёт входящей и исходящей корреспонденции
- порядок в графике встреч и на стойке
Разгрузить руководителя
- фильтрация звонков и обращений
- ведение календаря и напоминания
- подготовка документов на подпись
- контроль мелких поручений приёмной
Поднять уровень сервиса на ресепшн
- грамотная и приветливая речь
- представительная встреча гостей и кандидатов
- быстрый ответ на типовые обращения
- аккуратный и опрятный ресепшн
Как мы находим секретаря
Прозрачный процесс там, где собственный поиск уже не справился. Подбираем по всей России — Москва, Санкт-Петербург, регионы — и готовим кандидатов под релокацию.
Разбираем задачу
Определяем, какой секретарь нужен — навести порядок в приёмной, разгрузить руководителя или поднять уровень сервиса на ресепшн, — объём звонков, поток посетителей и требования к речи.
Идём шире рынка
Приветливые и собранные секретари редко висят в откликах: ведём прямой поиск по компаниям с сильной приёмной и активный отбор, до 54 источников поиска.
Собираем воронку
Целевая воронка кандидатов; отсеиваем по реальным навыкам приёмной — приём звонков, встреча посетителей, регистрация документов, — а не по записи в трудовой.
Проверяем
Служба безопасности, рекомендации с прежних мест, проверка грамотной речи и приветливости в живом диалоге; при необходимости готовим релокацию кандидата.
Оцениваем по МАРКЕР
Короткий список финалистов с письменным разбором: как кандидат держит приёмную — звонки, посетителей и документы — и где зоны риска.
Кейсы подбора в приёмную и ассистентские роли
Реальные закрытые позиции в приёмной и поддержке руководителя — с измеримой воронкой и результатом.
Секретарь
Секретарь
Производственная компания
Задача
Подобрать секретаря на ресепшн и приём звонков, регистрацию документов и поддержку приёмной.
Что сделали
Оценивали грамотную речь и приветливость, навыки приёма звонков и посетителей, аккуратность в регистрации документов и базовый документооборот.
Цифры
170 кандидатов · 19 интервью агентства · 5 встреч с клиентом · 1 выход · 15 дней
Результат
Принят секретарь с опытом в приёмной, который наладил приём звонков и посетителей и регистрацию документов.
Офис-менеджер
Офис-менеджер
IT-компания, офис
Задача
Найти офис-менеджера, который возьмёт на себя жизнеобеспечение офиса, закупки и поддержку команды растущей компании.
Что сделали
Оценивали опыт жизнеобеспечения офиса и закупок, многозадачность и самостоятельность, навыки работы с подрядчиками и бюджетом.
Цифры
160 кандидатов · 18 интервью агентства · 5 встреч с клиентом · 1 выход · 16 дней
Результат
Принят офис-менеджер с опытом в IT-компании, который навёл порядок в закупках и сервисах и снял бытовые задачи с команды.
Секретарь-референт
Секретарь-референт
Управляющая компания
Задача
Найти секретаря-референта: документооборот руководства, подготовка справок и писем, протоколы, координация и контроль исполнения.
Что сделали
Оценивали грамотность и подготовку документов, ведение протоколов и справок, организацию документооборота руководства, контроль исполнения.
Цифры
115 кандидатов · 14 интервью агентства · 4 встреч с клиентом · 1 выход · 22 дня
Результат
Принят секретарь-референт с опытом в управляющей компании, который взял документооборот руководства и контроль исполнения.
Методика оценки
МАРКЕР: как мы оцениваем секретаря
Проверяем работу именно с приёмной: приём и распределение звонков, встреча посетителей, регистрация документов и поддержка руководителя — и отличаем секретаря от офис-менеджера (жизнеобеспечение офиса и закупки) и секретаря-референта (протоколы и документооборот руководства). Связываем роль, цель в вашей приёмной, реальные действия и риски.
Обсудить оценку по МАРКЕРИз чего состоит МАРКЕР для этой роли
Каждая часть закрывает отдельный риск найма секретаря.
Модель роли
Что секретарь должен наладить за 3–6 недель именно в вашей приёмной: приём и распределение звонков, встреча посетителей, учёт входящих и исходящих документов, поддержка руководителя. Фиксируем, где сейчас теряются обращения.
Аргументы опыта
Не запись в трудовой, а факты работы в приёмной: какой поток звонков и посетителей вёл кандидат, как регистрировал корреспонденцию и как разгружал руководителя.
Рабочий кейс
Даём ситуацию из вашей приёмной: два звонка одновременно и посетитель на стойке, срочный документ на подпись — смотрим, как кандидат расставляет приоритеты и держит тон.
Контекст среды
Где кандидат был силён: размер компании и офиса, поток звонков и гостей, мини-АТС и CRM, объём документооборота, требования к дресс-коду и речи на ресепшн.
Естественные мотиваторы
Что будет двигать им после выхода: стабильная приёмная, близость к руководителю, рост до секретаря-референта или офис-менеджера — чтобы человек не ушёл через сезон.
Риски и решение
Отличаем секретаря (приёмная, звонки, первичные документы) от офис-менеджера (жизнеобеспечение офиса и закупки) и секретаря-референта (протоколы и документооборот руководства): где кандидат может не сработать и при каких условиях риск ниже.
Стоимость и гарантия прозрачны
Подбор секретаря — управляемая услуга с понятными правилами, а не «попробуем поискать».
Что зафиксировано в договоре
- Фиксированная стоимость, согласованная до старта, — без процента от годового дохода кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена: если кандидат не подойдёт в гарантийный срок — ищем замену за наш счёт.
- Сроки и зона ответственности известны заранее: первые кандидаты за 5–8 дней, полное закрытие — 3–6 недель.
- Конфиденциальный поиск, если меняете действующего секретаря, — без огласки на приёмной до выхода нового сотрудника.
Ошибки найма и как мы их закрываем
Частые ошибки
Где компании теряют на найме секретаря
- Берут на приёмную случайного человека и проверяют только улыбку, забывая про грамотную речь и аккуратность с документами.
- Путают роли: ждут от секретаря закупок и жизнеобеспечения офиса (это офис-менеджер) или протоколов и документооборота руководства (это секретарь-референт).
- Не проверяют работу под реальный поток звонков и посетителей и под объём входящей и исходящей корреспонденции.
- Игнорируют умение фильтровать обращения и разгружать руководителя — и приёмная снова отвлекает первое лицо.
Подход Work&Wolf
Почему с нами риск ниже
- Команда на проекте, а не один рекрутер: разбор роли, СБ-проверка и оценка кандидата под вашу приёмную.
- До 54 источников и прямой выход на компании с сильной приёмной — находим там, где поиск своими силами и отклик уже не справились.
- Цена зафиксирована в договоре и не зависит от зарплаты кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена закреплены в договоре до старта.
- Оценка по МАРКЕР: проверяем работу именно с приёмной, а не смежные роли.
- Конфиденциальный поиск при смене действующего секретаря.
Кто отвечает за результат
Наталия Менохова
Основатель и руководитель Work&Wolf
Прямой поиск кандидатов, а не поток откликов
87% клиентов приходят по рекомендации
Многоступенчатый отбор и СБ-проверка кандидатов
Секретарь — лицо компании в приёмной: от него зависит, как встретят клиента, не потеряются ли звонки и документы и насколько разгружен руководитель. Поэтому проект ведём на уровне ответственности за первое впечатление о компании: кто реально нужен приёмной, какие риски скрыты за стажем и что проверить до оффера.
Оцениваем кандидатов по способности держать приёмную в потоке — приём звонков, встреча посетителей, учёт корреспонденции и грамотная приветливая речь, — а не только по строчкам опыта.
Частые вопросы
О подборе секретаря: отличие от смежных ролей, проверка, формат приёмной, сроки, стоимость, регионы и где найти и нанять.
Чем секретарь отличается от офис-менеджера и секретаря-референта?
Секретарь — это приёмная: приём и распределение звонков, встреча посетителей, регистрация входящих и исходящих документов и поддержка руководителя на стойке. Офис-менеджер отвечает за жизнеобеспечение офиса и закупки — расходники, мебель, подрядчики, бытовые вопросы. Секретарь-референт — уровень выше: протоколы, справки и документооборот руководства. Мы подбираем именно ту роль, которая закрывает вашу задачу, а если нужен уровень выше — смотрите подбор секретаря-референта.
Как вы проверяете, что кандидат справится с приёмной?
По методике МАРКЕР: смотрим не запись в трудовой, а факты — какой поток звонков и посетителей вёл кандидат, как регистрировал корреспонденцию и разгружал руководителя. Грамотную речь и приветливость проверяем в живом диалоге, а логику решений — на рабочем кейсе из вашей приёмной.
Ищете ли секретаря под конкретный формат приёмной?
Да. Подбираем под ваш формат — небольшой офис или представительная приёмная с большим потоком звонков и гостей, с мини-АТС и CRM или без, со строгим дресс-кодом или без него. Учитываем объём документооборота и требования к речи на ресепшн.
За сколько вы находите секретаря?
Первых подходящих кандидатов показываем за 5–8 рабочих дней. Полное закрытие роли — в среднем 3–6 недель и зависит от формата приёмной, требований к речи и опыту, а также от необходимости релокации.
Сколько стоит подбор секретаря?
Стоимость фиксированная и известна до старта — без процента от годового дохода кандидата. Точная цифра зависит от формата приёмной и требований к кандидату; правила оплаты прозрачны и закреплены в договоре. Подробнее — на странице стоимости услуг.
Что если секретарь не подойдёт после выхода?
В договоре закреплена бесплатная замена в гарантийный срок: если кандидат не подойдёт, подберём другого за наш счёт. Сроки и зона ответственности фиксируются заранее, до старта поиска.
Ищете ли в регионах и с релокацией?
Да, работаем по всей России — Москва, Санкт-Петербург, регионы — и закрываем приёмную через релокацию кандидатов с подтверждённым опытом работы секретарём.
Где найти и как нанять секретаря?
Чтобы найти секретаря, недостаточно опубликовать вакансию: на отклик приходит поток, но приветливость, грамотную речь и аккуратность с документами по резюме не видно. Мы ведём прямой поиск и подбор секретаря, проверяем навыки приёмной в живом диалоге и по методике МАРКЕР и показываем 3–5 финалистов с письменным разбором — нанять остаётся лучшего. Услуги по подбору закреплены договором с гарантией и бесплатной заменой.
Материалы о найме секретаря
Короткие разборы, которые помогают понять, какой секретарь нужен и как его не потерять на поиске.
Чем занимается секретарь в компании
Зоны ответственности приёмной: звонки, посетители, документы и поддержка руководителя.
Офис-менеджер или секретарь: в чём разница
Как не перепутать приёмную и жизнеобеспечение офиса при найме.
Секретарь или секретарь-референт: кого нанимать
Где проходит граница ролей и какой уровень нужен вашему руководителю.
Подбираем приёмную и поддержку руководителя
От секретаря и ресепшиониста до помощника руководителя — в офис и с релокацией, по всей России.
Секретарь-референт
Уровень выше: протоколы, справки и документооборот руководства.
Офис-менеджер
Жизнеобеспечение офиса и закупки: расходники, подрядчики, быт.
Администратор
Порядок и сервис в зоне приёма клиентов и работы офиса.
Ресепшионист
Встреча гостей, приём звонков и первая линия на ресепшн.
Делопроизводитель
Документооборот, регистрация и архив входящих и исходящих документов.
Помощник руководителя
Календарь, поручения и проектная поддержка руководителя.
Следующий шаг
Нужен секретарь, который наладит приёмную?
Разберём задачу, определим реалистичный профиль под вашу приёмную и найдём секретаря, который соберёт звонки, посетителей и документы. Первые кандидаты — за 5–8 дней, разбор роли бесплатен.
