Оставить заявку
Документы теряются и дублируются
Оригиналы и копии живут по разным столам и папкам, единого реестра нет: найти нужный документ — отдельный квест, а часть бумаг всплывает уже после срока.
Документооборот · помощники и ассистенты
Подбор делопроизводителя
Поможем найти делопроизводителя, который держит документооборот: регистрация и движение входящих и исходящих документов, ведение номенклатуры дел, контроль сроков и исполнения, подготовка дел к архивному хранению.
Подбираем аккуратных делопроизводителей со знанием делопроизводства и подтверждённым опытом работы с документами. Оцениваем по регистрации, номенклатуре дел и контролю сроков, а не по стажу, и по методике МАРКЕР.
Бесплатный разбор роли · конфиденциальный поиск · подбор по всей России с релокацией
3–6 недельполное закрытие роли
3–5финалистов с разбором
по всей РФподбор и релокация
до 54источников поиска
Когда бизнесу нужен делопроизводитель
Это не «секретарь, который ещё и бумаги подошьёт», а специалист, который отвечает за текущий документооборот: регистрацию, номенклатуру дел и сроки. Сигналы, что роль уже нужна:
Срываются сроки исполнения
Входящие расходятся по исполнителям без контроля, поручения по документам забываются, а о просрочке узнают, когда приходит претензия или проверка.
Нет номенклатуры дел
Дела не сформированы по номенклатуре, документы складываются «как удобнее», и каждая передача дел или подготовка к архиву превращается в разбор завалов.
Регистрация ведётся от случая к случаю
Входящие и исходящие регистрируют разные люди и по разным правилам: журналы расходятся, а восстановить движение конкретного документа уже нельзя.
Архив копится без системы
Завершённые дела не готовятся к хранению вовремя, описи не составляются, и объём неразобранных документов растёт быстрее, чем кто-то успевает их обработать.
Документооборот держится на руководителе или бухгалтерии
Регистрацию и контроль сроков тянут на себе те, кому это не по роли, — это съедает их время и оставляет документооборот без хозяина.
Что закрывает делопроизводитель
Профиль роли уже подготовлен — остаётся уточнить детали под ваш документооборот и систему учёта.
Регистрация и движение
- регистрация входящих и исходящих документов
- единые журналы и реестры по правилам
- маршрутизация документов исполнителям
- учёт версий, копий и оригиналов
Номенклатура и сроки
- ведение номенклатуры дел
- формирование и оформление дел
- контроль сроков и исполнения поручений
- напоминания и сводки по просрочкам
Подготовка к архиву
- подготовка завершённых дел к хранению
- составление описей и заголовков дел
- передача дел в архив по правилам
- аккуратность и порядок в документах
Под какую задачу нужен делопроизводитель
Делопроизводитель под разные задачи — это разные кандидаты. Сначала договариваемся, что важнее именно сейчас.
Навести порядок в документообороте
- единые правила регистрации
- восстановление движения документов
- формирование номенклатуры дел
- контроль сроков и исполнения
Выстроить документооборот с нуля
- журналы входящих и исходящих с нуля
- номенклатура дел под организацию
- регламент движения и согласования
- обучение коллег единым правилам
Разобрать и подготовить дела к архиву
- инвентаризация накопленных документов
- формирование и оформление дел
- составление описей и заголовков
- передача дел в архив по правилам
Как мы находим делопроизводителя
Прозрачный процесс там, где собственный поиск уже не справился. Подбираем по всей России — Москва, Санкт-Петербург, регионы — и готовим кандидатов под релокацию.
Разбираем задачу
Определяем, какой делопроизводитель нужен — навести порядок в текущем документообороте, выстроить его с нуля или разобрать дела к архиву, — объём документопотока, отрасль и требования к учёту.
Идём шире рынка
Аккуратные делопроизводители редко в активном поиске: выходим напрямую на профильные организации со зрелым документооборотом и компании-доноры, до 54 источников поиска.
Собираем воронку
Целевая воронка кандидатов; отсеиваем по реальной работе с документами — регистрация, номенклатура дел, контроль сроков, подготовка к архиву, — а не по записи в трудовой.
Проверяем
Служба безопасности, рекомендации у руководителей и коллег по документообороту, сверка опыта с вашими правилами учёта; при необходимости готовим релокацию.
Оцениваем по МАРКЕР
Короткий список финалистов с письменным разбором: как кандидат ведёт регистрацию и номенклатуру, держит сроки и готовит дела к хранению — и где зоны риска.
Кейсы подбора в документооборот и приёмную
Реальные закрытые позиции по документообороту и смежным ролям — с измеримой воронкой и результатом.
Делопроизводитель
Делопроизводитель
Юридическая фирма
Задача
Подобрать делопроизводителя: регистрация и движение документов, номенклатура дел, контроль сроков и подготовка к архиву.
Что сделали
Оценивали знание делопроизводства и номенклатуры дел, аккуратность в регистрации и движении документов, контроль сроков, подготовку к архивному хранению.
Цифры
125 кандидатов · 15 интервью агентства · 4 встреч с клиентом · 1 выход · 20 дней
Результат
Принят делопроизводитель с опытом в юридической фирме, который выстроил регистрацию и движение документов по номенклатуре дел.
Архивариус
Архивариус
Производственный холдинг
Задача
Подобрать архивариуса: формирование и хранение архива, экспертиза ценности документов, выдача и сроки хранения.
Что сделали
Оценивали знание архивного дела и сроков хранения, навыки описи и экспертизы ценности, аккуратность и системность, работу с большими объёмами.
Цифры
95 кандидатов · 12 интервью агентства · 4 встреч с клиентом · 1 выход · 24 дня
Результат
Принят архивариус с опытом в холдинге, который сформировал архив с описью и сроками хранения.
Секретарь
Секретарь
Производственная компания
Задача
Подобрать секретаря на ресепшн и приём звонков, регистрацию документов и поддержку приёмной.
Что сделали
Оценивали грамотную речь и приветливость, навыки приёма звонков и посетителей, аккуратность в регистрации документов и базовый документооборот.
Цифры
170 кандидатов · 19 интервью агентства · 5 встреч с клиентом · 1 выход · 15 дней
Результат
Принят секретарь с опытом в приёмной, который наладил приём звонков и посетителей и регистрацию документов.
Методика оценки
МАРКЕР: как мы оцениваем делопроизводителя
Проверяем работу именно с документами: регистрацию и движение, номенклатуру дел, контроль сроков и подготовку к архиву — и отличаем делопроизводителя от секретаря (приёмная и первичная регистрация) и архивариуса (долговременное хранение). Связываем роль, цель в вашем документообороте, реальные действия и риски.
Обсудить оценку по МАРКЕРИз чего состоит МАРКЕР для этой роли
Каждая часть закрывает отдельный риск найма делопроизводителя.
Модель роли
Что делопроизводитель должен изменить за 3–6 месяцев именно в вашем документообороте: единая регистрация, рабочая номенклатура дел, контроль сроков, готовые к архиву дела. Фиксируем цену ошибки в потерянных документах и просрочках.
Аргументы опыта
Не запись в трудовой, а факты работы с документами: какой объём документопотока вёл, как выстраивал номенклатуру дел и контроль сроков, как готовил и передавал дела в архив.
Рабочий кейс
Даём ситуацию из вашего документооборота: потерянный оригинал, нарушенный срок исполнения, дело без описи — смотрим, как кандидат регистрирует, ищет и наводит порядок.
Контекст среды
Где кандидат был силён: объём документопотока, отрасль и требования к учёту, бумажный или электронный документооборот, зрелость номенклатуры дел и архива.
Естественные мотиваторы
Что будет двигать им после выхода: порядок и система в документах, ответственность за участок, спокойный ритм аккуратной работы — чтобы человек не ушёл через сезон.
Риски и решение
Отличаем делопроизводителя от секретаря (приёмная и первичная регистрация) и архивариуса (долговременное хранение): где кандидат может не сработать на текущем документообороте и при каких условиях риск ниже.
Стоимость и гарантия прозрачны
Подбор делопроизводителя — управляемая услуга с понятными правилами, а не «попробуем поискать».
Что зафиксировано в договоре
- Фиксированная стоимость, согласованная до старта, — без процента от годового дохода кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена: если кандидат не подойдёт в гарантийный срок — ищем замену за наш счёт.
- Сроки и зона ответственности известны заранее: первые кандидаты за 5–8 дней, полное закрытие — 3–6 недель.
- Конфиденциальный поиск, если меняете действующего делопроизводителя, — без огласки внутри коллектива.
Ошибки найма и как мы их закрываем
Частые ошибки
Где компании теряют на найме делопроизводителя
- Вешают документооборот на секретаря приёмной — регистрация и номенклатура дел проседают между звонками и посетителями.
- Путают роли: берут архивариуса под текущий документооборот или делопроизводителя под долговременное хранение архива.
- Не проверяют знание делопроизводства: правила регистрации, номенклатура дел, сроки и подготовка дел к архиву.
- Игнорируют аккуратность и опыт под свою систему учёта — бумажную, электронную или СЭД.
Подход Work&Wolf
Почему с нами риск ниже
- Команда на проекте, а не один рекрутер: разбор роли, СБ-проверка и оценка кандидата под вашу задачу.
- До 54 источников и прямой выход на профильные организации — находим там, где поиск своими силами и отклик уже не справились.
- Цена зафиксирована в договоре и не зависит от зарплаты кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена закреплены в договоре до старта.
- Оценка по МАРКЕР: проверяем работу именно с текущим документооборотом, а не смежные роли.
- Конфиденциальный поиск при смене действующего делопроизводителя.
Кто отвечает за результат
Наталия Менохова
Основатель и руководитель Work&Wolf
Прямой поиск кандидатов, а не поток откликов
87% клиентов приходят по рекомендации
Многоступенчатый отбор и СБ-проверка кандидатов
Делопроизводитель кажется тихой ролью, но именно от него зависит, теряются ли документы и соблюдаются ли сроки. Поэтому проект ведём как подбор на участок с ценой ошибки: кто реально нужен вашему документообороту, какие риски скрыты за стажем и что проверить до оффера.
Оцениваем кандидатов по аккуратности и знанию делопроизводства — по способности выстроить регистрацию, вести номенклатуру дел и готовить дела к архиву, а не только по строчкам опыта.
Частые вопросы
О подборе делопроизводителя: отличие от секретаря и архивариуса, проверка, система учёта, сроки, стоимость, регионы и где найти кандидата.
Чем делопроизводитель отличается от секретаря и архивариуса?
Секретарь держит приёмную: приём звонков и посетителей, первичная регистрация корреспонденции и поддержка руководителя — это про входную точку и сервис. Архивариус отвечает за долговременное хранение: приём дел в архив, описи, выдача и уничтожение по срокам. Делопроизводитель ведёт текущий документооборот между ними: регистрация и движение входящих и исходящих, номенклатура дел, контроль сроков и подготовка дел к передаче в архив. Если нужны смежные роли, мы подбираем секретаря в приёмную и архивариуса для архива отдельно.
Где найти и как нанять делопроизводителя?
Надёжнее не ждать отклика на вакансию, а искать целенаправленно: мы оказываем услуги по подбору и помогаем найти делопроизводителя через прямой выход на профильные организации со зрелым документооборотом, до 54 источников поиска. Чтобы нанять делопроизводителя без ошибки, оцениваем кандидатов по реальной работе с документами — регистрация, номенклатура дел, сроки, подготовка к архиву — по методике МАРКЕР, а не по стажу.
Как вы проверяете, что кандидат реально умеет вести документооборот?
По методике МАРКЕР: смотрим не запись в трудовой, а факты — какой объём документопотока кандидат вёл, как выстраивал регистрацию и номенклатуру дел, держал сроки исполнения и готовил дела к архиву. Даём рабочий кейс из вашего документооборота и оцениваем аккуратность и логику работы с документами.
Подбираете ли делопроизводителя под нашу систему учёта?
Да. Подбираем под ваш документооборот — бумажный или электронный, СЭД, отраслевые требования к регистрации и номенклатуре дел. Опыт кандидата сверяем именно с вашими правилами учёта и объёмом документопотока, а не с делопроизводством вообще.
За сколько вы находите делопроизводителя?
Первых подходящих кандидатов показываем за 5–8 рабочих дней. Полное закрытие роли — в среднем 3–6 недель и зависит от объёма документопотока, требований к учёту, редкости профиля и необходимости релокации.
Сколько стоит подбор делопроизводителя?
Стоимость фиксированная и известна до старта — без процента от годового дохода кандидата. Точная цифра зависит от объёма документооборота, требований к учёту и редкости профиля; правила оплаты прозрачны и закреплены в договоре.
Что если делопроизводитель не подойдёт после выхода?
В договоре закреплена бесплатная замена в гарантийный срок: если кандидат не подойдёт, подберём другого за наш счёт. Сроки и зона ответственности фиксируются заранее, до старта поиска.
Ищете ли в регионах и с релокацией?
Да, работаем по всей России — Москва, Санкт-Петербург, регионы — и закрываем роли через релокацию делопроизводителей с профильным опытом документооборота.
Материалы о найме делопроизводителя
Короткие разборы, которые помогают понять, какой делопроизводитель нужен и как развести его с секретарём и архивариусом.
Чем занимается делопроизводитель
Зона ответственности роли: регистрация, движение документов, номенклатура дел и сроки.
Делопроизводитель или секретарь: кто ведёт документы
Как развести документооборот и приёмную, чтобы документы не терялись между ролями.
Зачем бизнесу архивариус и управление документами
Где заканчивается текущий документооборот и начинается архивное хранение.
Подбираем команду поддержки и документооборота
От приёмной и документооборота до архива и офис-менеджмента — в офис и с релокацией, по всей России.
Секретарь
Приёмная: звонки, посетители и первичная регистрация корреспонденции.
Архивариус
Долговременное хранение: приём дел в архив, описи, выдача и уничтожение по срокам.
Секретарь-референт
Документооборот руководителя, протоколы и контроль исполнения поручений.
Офис-менеджер
Жизнеобеспечение офиса, закупки и координация внутренних процессов.
Администратор
Порядок на площадке: приём гостей, координация и текущие вопросы.
Хаб помощников и ассистентов
Все роли поддержки: от секретаря и ассистента до офис-менеджера.
Следующий шаг
Нужен делопроизводитель, который наведёт порядок в документах?
Разберём задачу, определим реалистичный профиль под ваш документооборот и найдём делопроизводителя, который выстроит регистрацию, номенклатуру дел и контроль сроков. Первые кандидаты — за 5–8 дней, разбор роли бесплатен.
