Оставить заявку
Бытом офиса заняты не те люди
Закупки, вода, канцелярия и мелкий ремонт висят на бухгалтере, ассистенте или самом руководителе — вместо своих задач команда решает, у кого закончилась бумага.
Помощники и ассистенты · офис
Подбор и поиск офис-менеджера
Поможем найти офис-менеджера, который возьмёт на себя жизнеобеспечение офиса: закупки и снабжение, подрядчиков и сервисы, бюджет офиса, переезды и мероприятия, поддержку команды и руководителя.
Ищем офис-менеджеров с подтверждённым опытом под ваш масштаб офиса. Оцениваем по умению держать быт, закупки и подрядчиков, а не по стажу, и по методике МАРКЕР.
Бесплатный разбор роли · конфиденциальный поиск · подбор по всей России с релокацией
до 54источников поиска
150–200контактов в воронке
3–5финалистов с разбором
3–6 недельполное закрытие роли
Когда бизнесу нужен офис-менеджер
Это не «человек на побегушках», а тот, кто держит жизнеобеспечение офиса: закупки, подрядчиков, бюджет и поддержку команды. Сигналы, что роль уже нужна:
Закупки и снабжение хаотичны
Расходники заканчиваются внезапно, заказывают срочно и дороже, нет понятного списка поставщиков и регулярности — офис живёт от одной нехватки до другой.
Подрядчики работают как попало
Клининг, доставка воды, обслуживание техники и IT-расходники — без единого ответственного: договоры теряются, качество никто не контролирует, счета приходят сюрпризом.
Бюджет офиса непрозрачен
На офис тратится заметная сумма, но кто, на что и почему — непонятно. Нет человека, который сводит расходы, ищет экономию и держит затраты под контролем.
Переезд или новый офис на носу
Предстоит переезд, открытие нового помещения или крупное мероприятие, а заниматься организацией некому — и каждый аврал ложится на руководителя.
Команда растёт, а тыла нет
Сотрудников всё больше, новичков нужно встречать и обустраивать, но единой точки поддержки по бытовым и организационным вопросам в офисе нет.
Что закрывает офис-менеджер
Профиль роли уже подготовлен — остаётся уточнить детали под ваш офис и объём задач.
Жизнеобеспечение офиса
- закупки и снабжение: канцелярия, вода, расходники
- подрядчики и сервисы: клининг, доставка, обслуживание техники
- IT-расходники и взаимодействие с IT по бытовым вопросам
- порядок, комфорт и бесперебойная работа офиса
Бюджет и подрядчики
- бюджет офиса: планирование и контроль расходов
- поиск поставщиков, сравнение условий и экономия
- договоры, счета и документооборот по офисным закупкам
- контроль качества работы подрядчиков и сервисов
Организация и поддержка
- организация переездов, обустройство рабочих мест
- подготовка мероприятий и встреч в офисе
- поддержка команды по бытовым и организационным вопросам
- помощь руководителю в офисных и хозяйственных задачах
Под какую задачу нужен офис-менеджер
Офис-менеджер под разные задачи — это разные кандидаты. Сначала договариваемся, что важнее именно сейчас.
Навести порядок в выросшем офисе
- собрать закупки и снабжение в систему
- выстроить работу с подрядчиками и сервисами
- снять быт офиса с руководителей и команды
- сделать бюджет офиса прозрачным
Запустить или переехать в новый офис
- организация переезда и обустройства
- подбор подрядчиков и поставщиков с нуля
- настройка снабжения и сервисов на новом месте
- выход офиса на стабильный режим работы
Усилить поддержку команды и руководителя
- единая точка по бытовым вопросам
- встреча и обустройство новых сотрудников
- организация мероприятий и внутренних событий
- помощь руководителю в организационных задачах
Как мы находим офис-менеджера
Прозрачный процесс там, где собственный поиск уже не справился. Подбираем по всей России — Москва, Санкт-Петербург, регионы — и готовим кандидатов под релокацию.
Разбираем задачу
Определяем, какой офис-менеджер нужен — навести порядок в выросшем офисе, запустить новый или усилить поддержку команды, — размер офиса, объём закупок и зону ответственности по бюджету.
Идём шире рынка
Сильные офис-менеджеры редко висят в активном поиске: используем прямой выход на профильных кандидатов и собственную базу, до 54 источников поиска.
Собираем воронку
Прорабатываем 150–200 контактов в воронке; отсеиваем по реальному опыту жизнеобеспечения офиса, закупок и работы с подрядчиками, а не по записи в трудовой.
Проверяем
Служба безопасности, рекомендации у прежних работодателей, сверка опыта с вашим масштабом офиса и характером задач; при необходимости готовим релокацию.
Оцениваем по МАРКЕР
Короткий список из 3–5 финалистов с письменным разбором: как кандидат держит быт офиса, закупки, бюджет и подрядчиков — и где зоны риска.
Кейсы подбора офис-менеджеров и ассистентов
Реальные закрытые позиции в офисах разного масштаба — с измеримой воронкой и результатом.
Офис-менеджер
Офис-менеджер
IT-компания, офис
Задача
Найти офис-менеджера, который возьмёт на себя жизнеобеспечение офиса, закупки и поддержку команды растущей компании.
Что сделали
Оценивали опыт жизнеобеспечения офиса и закупок, многозадачность и самостоятельность, навыки работы с подрядчиками и бюджетом.
Цифры
160 кандидатов · 18 интервью агентства · 5 встреч с клиентом · 1 выход · 16 дней
Результат
Принят офис-менеджер с опытом в IT-компании, который навёл порядок в закупках и сервисах и снял бытовые задачи с команды.
Администратор
Администратор
Медицинский центр
Задача
Подобрать администратора на ресепшн клиники: запись и встреча клиентов, расписание специалистов, касса и порядок на стойке.
Что сделали
Оценивали клиентский сервис и грамотную речь, работу с записью и расписанием, кассовую дисциплину, стрессоустойчивость в потоке.
Цифры
180 кандидатов · 20 интервью агентства · 6 встреч с клиентом · 1 выход · 14 дней
Результат
Принят администратор с опытом в клиентском потоке, который навёл порядок в записи и встрече клиентов.
Секретарь
Секретарь
Производственная компания
Задача
Подобрать секретаря на ресепшн и приём звонков, регистрацию документов и поддержку приёмной.
Что сделали
Оценивали грамотную речь и приветливость, навыки приёма звонков и посетителей, аккуратность в регистрации документов и базовый документооборот.
Цифры
170 кандидатов · 19 интервью агентства · 5 встреч с клиентом · 1 выход · 15 дней
Результат
Принят секретарь с опытом в приёмной, который наладил приём звонков и посетителей и регистрацию документов.
Методика оценки
МАРКЕР: как мы оцениваем офис-менеджера
Проверяем умение держать жизнеобеспечение офиса: закупки и снабжение, подрядчиков, бюджет и поддержку команды — и отличаем офис-менеджера от секретаря (приёмная, звонки, документы) и начальника АХО (хозблок сети офисов). Связываем роль, цель в вашем офисе, реальные действия и риски.
Обсудить оценку по МАРКЕРИз чего состоит МАРКЕР для этой роли
Каждая часть закрывает отдельный риск найма офис-менеджера.
Модель роли
Что офис-менеджер должен закрыть за 3–6 месяцев именно в вашем офисе: порядок в закупках, контроль подрядчиков, прозрачный бюджет, снятый с команды быт. Фиксируем, за что человек отвечает и где границы роли.
Аргументы опыта
Не запись в трудовой, а факты: какой офис вёл, какой объём закупок и бюджет держал, как выстраивал работу с подрядчиками и какую экономию или порядок принёс.
Рабочий кейс
Даём ситуацию из вашего офиса: срочная закупка, спор с подрядчиком, организация переезда или мероприятия — смотрим, как кандидат планирует, расставляет приоритеты и решает.
Контекст среды
Где кандидат был силён: размер офиса и численность команды, объём закупок и бюджета, набор сервисов и подрядчиков, уровень самостоятельности и зрелость процессов.
Естественные мотиваторы
Что будет двигать им после выхода: масштаб офиса, доверие и зона ответственности, порядок и забота о команде — чтобы человек не ушёл через сезон.
Риски и решение
Отличаем офис-менеджера от секретаря (приёмная, звонки, документы) и начальника АХО (хозблок сети офисов): где кандидат может не сработать и при каких условиях риск ниже.
Стоимость и гарантия прозрачны
Подбор офис-менеджера — управляемая услуга с понятными правилами, а не «попробуем поискать».
Что зафиксировано в договоре
- Фиксированная стоимость, согласованная до старта, — без процента от годового дохода кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена: если кандидат не подойдёт в гарантийный срок — ищем замену за наш счёт.
- Сроки и зона ответственности известны заранее: первые кандидаты за 7–10 дней, полное закрытие — 3–6 недель.
- Конфиденциальный поиск, если меняете действующего офис-менеджера, — без огласки внутри команды.
Ошибки найма и как мы их закрываем
Частые ошибки
Где компании теряют на найме офис-менеджера
- Путают роли: берут секретаря на приёмную туда, где нужен человек под закупки, бюджет и подрядчиков.
- Ждут от офис-менеджера задач уровня начальника АХО — эксплуатации зданий и хозблока сети офисов.
- Не проверяют опыт под свой масштаб: маленький офис — это одно, крупный с большим бюджетом — совсем другое.
- Игнорируют умение вести бюджет, работать с подрядчиками и держать несколько задач одновременно.
Подход Work&Wolf
Почему с нами риск ниже
- Команда на проекте, а не один рекрутер: разбор роли, СБ-проверка и оценка кандидата под вашу задачу.
- До 54 источников и прямой поиск профильных кандидатов — находим там, где отклик и поиск своими силами не справились.
- Цена зафиксирована в договоре и не зависит от зарплаты кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена закреплены в договоре до старта.
- Оценка по МАРКЕР: проверяем умение вести именно офис, а не смежные роли.
- Конфиденциальный поиск при смене действующего офис-менеджера.
Кто отвечает за результат
Наталия Менохова
Основатель и руководитель Work&Wolf
Прямой поиск кандидатов, а не поток откликов
Многоступенчатый отбор и СБ-проверка кандидатов
Работаем по всей России с релокацией
Офис-менеджер — роль, на которой держится спокойствие команды: закупки, подрядчики, бюджет и быт офиса. Ошибка в подборе возвращает хаос и снова отвлекает руководителей. Поэтому проект ведём на уровне ответственности за результат: кто реально нужен вашему офису, какие риски скрыты за стажем и что проверить до оффера.
Оцениваем кандидатов по способности навести порядок в закупках и сервисах, держать бюджет и быть надёжной точкой поддержки для команды и руководителя, а не только по строчкам опыта.
Частые вопросы
О подборе офис-менеджера: отличие от секретаря и начальника АХО, проверка, где найти и как нанять, масштаб офиса, сроки, стоимость, регионы.
Чем офис-менеджер отличается от секретаря и начальника АХО?
Офис-менеджер отвечает за жизнеобеспечение офиса: закупки и снабжение, подрядчиков и сервисы, бюджет офиса, организацию переездов и мероприятий, поддержку команды. Секретарь — это приёмная: звонки, посетители, документооборот и календарь руководителя. Начальник АХО ведёт хозяйственный блок сети офисов — масштаб больше и фокус на эксплуатации зданий и инфраструктуры. Мы подбираем именно офис-менеджера, а не смежные роли.
Как вы проверяете, что кандидат реально умеет вести офис?
По методике МАРКЕР: смотрим не запись в трудовой, а факты — какой офис вёл, какой объём закупок и бюджет держал, как выстраивал работу с подрядчиками, организовывал переезды и мероприятия. Даём рабочий кейс из вашего офиса и оцениваем логику решений по жизнеобеспечению, закупкам и поддержке команды.
Где найти и как нанять офис-менеджера?
Сильные офис-менеджеры редко откликаются на вакансии — их нужно искать прямым поиском. Мы выходим на профильных кандидатов через собственную базу и прямой контакт, прорабатываем 150–200 контактов в воронке, проверяем опыт жизнеобеспечения офиса и работы с подрядчиками и показываем 3–5 финалистов с разбором. Вам остаётся выбрать и нанять офис-менеджера, который подходит под ваш масштаб офиса и задачи.
Ищете ли офис-менеджера под конкретный масштаб офиса?
Да. Подбираем под ваш формат — небольшой офис растущей компании, крупный офис на сотни сотрудников, несколько площадок, — учитывая объём закупок, размер бюджета и набор подрядчиков. Опыт кандидата сверяем именно с вашим масштабом и задачами, а не с должностью вообще.
За сколько вы находите офис-менеджера?
Первых подходящих кандидатов показываем за 7–10 рабочих дней. Полное закрытие роли — в среднем 3–6 недель и зависит от масштаба офиса, объёма задач, редкости профиля и необходимости релокации.
Сколько стоит подбор офис-менеджера?
Стоимость фиксированная и известна до старта — без процента от годового дохода кандидата. Точная цифра зависит от масштаба офиса, объёма задач и редкости профиля; правила оплаты прозрачны и закреплены в договоре. Это и есть наши услуги по подбору офис-менеджера — с понятной ценой заранее.
Что если офис-менеджер не подойдёт после выхода?
В договоре закреплена бесплатная замена в гарантийный срок: если кандидат не подойдёт, подберём другого за наш счёт. Сроки и зона ответственности фиксируются заранее, до старта поиска.
Ищете ли в регионах и с релокацией?
Да, работаем по всей России — Москва, Санкт-Петербург, регионы — и закрываем роль через релокацию офис-менеджеров с подходящим опытом, когда на месте сильного кандидата найти не удаётся.
Материалы о найме офис-менеджера
Короткие разборы, которые помогают понять, какой офис-менеджер нужен и как его не потерять на поиске.
Когда бизнесу нужен офис-менеджер
Сигналы, что быт офиса пора снять с команды и руководителя и завести отдельную роль.
Офис-менеджер или секретарь: в чём разница
Как развести две роли и не нанять не того человека под ваши задачи.
Подбор ассистентов через агентство
Как мы закрываем вакансии ассистентов и офис-менеджеров прямым поиском.
Подбираем команду поддержки офиса
От секретаря и ресепшиониста до помощника руководителя и начальника АХО — в офис, на удалёнку и с релокацией, по всей России.
Секретарь
Приёмная руководителя: звонки, посетители, документооборот и календарь.
Администратор
Порядок и обслуживание в пространстве: приём гостей, координация на месте.
Начальник АХО
Хозяйственный блок сети офисов: эксплуатация зданий и инфраструктура.
Делопроизводитель
Документооборот, регистрация и архив бумаг компании.
Помощник руководителя
Личная разгрузка первого лица: календарь, поездки, контроль поручений.
Ресепшионист
Стойка ресепшн: встреча гостей, звонки и навигация по офису.
Следующий шаг
Нужен офис-менеджер, который снимет быт офиса с команды?
Разберём задачу, определим реалистичный профиль под ваш масштаб офиса и найдём офис-менеджера, который соберёт закупки, подрядчиков, бюджет и поддержку команды. Первые кандидаты — за 7–10 дней, разбор роли бесплатен.
