Оставить заявку
Архив накопился и не структурирован
Документы за годы лежат коробками без описи и единой системы: найти нужное дело долго, а часть бумаг рискует потеряться или продублироваться.
Поддержка бизнеса · архив и документы
Подбор архивариуса
Подбор архивариуса, который формирует и ведёт архив: приём и опись документов, экспертиза ценности, сроки хранения, выдача и уничтожение по правилам, готовность к проверкам.
Ищем архивариусов с подтверждённым знанием архивного дела и опытом под ваш объём документов. Оцениваем по умению вести фонд, а не по стажу, и по методике МАРКЕР.
Бесплатный разбор роли · конфиденциальный поиск · подбор по всей России с релокацией
3–6 недельполное закрытие роли
3–6 мес.горизонт порядка в архиве
по всей РФподбор и релокация
до 54источников поиска
Когда бизнесу нужен архивариус
Это не «кто-то, кто разложит коробки», а специалист, который отвечает за фонд, сроки хранения и готовность к проверкам. Сигналы, что роль уже нужна:
Не соблюдаются сроки хранения
Документы хранятся «на всякий случай» или уничтожаются стихийно: нет понимания, что уже можно списать по экспертизе ценности, а что обязано лежать годами.
Проверки и аудиты создают стресс
Каждая проверка — аврал: документы собирают по кабинетам в последний момент, а к запросам надзорных органов и инвесторов архив не готов.
Выдача документов идёт без учёта
Дела берут «под честное слово» и не возвращают: нет журнала выдачи, оригиналы теряются, а восстановление обходится дороже самого хранения.
Архив держится на одном человеке без замены
Логику архива знает только один сотрудник в голове: уйдёт он в отпуск или уволится — и найти документ становится почти невозможно.
Нет правил приёма дел из подразделений
Отделы сдают документы как придётся — без описи, перемешанные сроки, текущая «оперативка» вместе с многолетними делами — и разбирать это потом приходится вслепую.
Что закрывает архивариус
Профиль роли уже подготовлен — остаётся уточнить детали под ваш фонд и типы документов.
Формирование и хранение
- приём дел из подразделений по описи
- систематизация и учёт фонда
- организация мест и условий хранения
- номенклатура дел и единая логика архива
Экспертиза и сроки
- экспертиза ценности документов
- определение сроков хранения по правилам
- отбор дел на постоянное и временное хранение
- выделение к уничтожению по актам
Выдача и проверки
- учёт и контроль выдачи дел
- подготовка справок и копий по запросам
- готовность архива к проверкам и аудитам
- взаимодействие с надзорными органами
Под какую задачу нужен архивариус
Архивариус под разные задачи — это разные кандидаты. Сначала договариваемся, что важнее именно сейчас.
Разобрать накопившийся архив
- инвентаризация и опись фонда
- наведение единой системы хранения
- разбор дел по срокам и ценности
- списание просроченного по актам
Поставить архивное дело с нуля
- разработка номенклатуры дел
- регламент приёма из подразделений
- журналы учёта и выдачи
- организация хранилища и доступа
Подготовить архив к проверкам
- сверка сроков хранения с требованиями
- оформление актов и описей
- быстрая выдача документов по запросам
- готовность к аудитам и надзору
Как мы находим архивариуса
Прозрачный процесс там, где собственный поиск уже не справился. Подбираем по всей России — Москва, Санкт-Петербург, регионы — и готовим кандидатов под релокацию.
Разбираем задачу
Определяем, какой архивариус нужен — разобрать накопившийся фонд, поставить архивное дело с нуля или вести его системно, — объём документов, отрасль и цену ошибки при проверке.
Идём шире рынка
Системные архивариусы редко в откликах: прямой выход на компании с большими документальными фондами и профильных специалистов, до 54 источников поиска.
Собираем воронку
Целевая воронка кандидатов; отсеиваем по реальному опыту — знание архивного дела, сроков хранения и экспертизы ценности, — а не по записи в трудовой.
Проверяем
Служба безопасности, рекомендации с прошлых мест, сверка опыта с вашим объёмом и типом документов; при необходимости готовим релокацию.
Оцениваем по МАРКЕР
Короткий список финалистов с письменным разбором: как кандидат ведёт архив — приём, хранение, экспертизу и выдачу — и где зоны риска.
Кейсы подбора в поддержку бизнеса
Реальные закрытые позиции — архивариус, делопроизводитель, секретарь — с измеримой воронкой и результатом.
Архивариус
Архивариус
Производственный холдинг
Задача
Подобрать архивариуса: формирование и хранение архива, экспертиза ценности документов, выдача и сроки хранения.
Что сделали
Оценивали знание архивного дела и сроков хранения, навыки описи и экспертизы ценности, аккуратность и системность, работу с большими объёмами.
Цифры
95 кандидатов · 12 интервью агентства · 4 встреч с клиентом · 1 выход · 24 дня
Результат
Принят архивариус с опытом в холдинге, который сформировал архив с описью и сроками хранения.
Делопроизводитель
Делопроизводитель
Юридическая фирма
Задача
Подобрать делопроизводителя: регистрация и движение документов, номенклатура дел, контроль сроков и подготовка к архиву.
Что сделали
Оценивали знание делопроизводства и номенклатуры дел, аккуратность в регистрации и движении документов, контроль сроков, подготовку к архивному хранению.
Цифры
125 кандидатов · 15 интервью агентства · 4 встреч с клиентом · 1 выход · 20 дней
Результат
Принят делопроизводитель с опытом в юридической фирме, который выстроил регистрацию и движение документов по номенклатуре дел.
Секретарь
Секретарь
Производственная компания
Задача
Подобрать секретаря на ресепшн и приём звонков, регистрацию документов и поддержку приёмной.
Что сделали
Оценивали грамотную речь и приветливость, навыки приёма звонков и посетителей, аккуратность в регистрации документов и базовый документооборот.
Цифры
170 кандидатов · 19 интервью агентства · 5 встреч с клиентом · 1 выход · 15 дней
Результат
Принят секретарь с опытом в приёмной, который наладил приём звонков и посетителей и регистрацию документов.
Методика оценки
МАРКЕР: как мы оцениваем архивариуса
Проверяем работу именно с архивом: приём и опись, экспертизу ценности, сроки хранения, учёт выдачи и готовность к проверкам — и отличаем архивариуса (долговременное хранение и фонд) от делопроизводителя (текущий документооборот). Связываем роль, цель в вашем архиве, реальные действия и риски.
Обсудить оценку по МАРКЕРИз чего состоит МАРКЕР для этой роли
Каждая часть закрывает отдельный риск найма архивариуса.
Модель роли
Что архивариус должен изменить за 3–6 месяцев именно в вашем архиве: опись фонда, сроки хранения, готовность к проверкам, учёт выдачи. Фиксируем цену ошибки — штрафы и потерянные документы.
Аргументы опыта
Не запись в трудовой, а факты ведения архива: какие фонды формировал, как проводил экспертизу ценности и списание, как готовил документы к проверкам и запросам.
Рабочий кейс
Даём ситуацию из вашего архива: неописанный массив дел, запрос документа за прошлые годы, подготовка к аудиту — смотрим, как кандидат выстраивает порядок.
Контекст среды
Где кандидат был силён: отрасль, объём фонда, типы документов, бумажный или электронный архив, требования по срокам хранения и зрелость учёта.
Естественные мотиваторы
Что будет двигать им после выхода: масштаб фонда, наведение системы, спокойная аккуратная работа с документами — чтобы человек не ушёл, едва разобрав завалы.
Риски и решение
Отличаем архивариуса от делопроизводителя: архивариус — это долговременное хранение, фонд и экспертиза ценности, а не текущий документооборот. Где кандидат может не сработать и при каких условиях риск ниже.
Стоимость и гарантия прозрачны
Подбор архивариуса — управляемая услуга с понятными правилами, а не «попробуем поискать».
Что зафиксировано в договоре
- Фиксированная стоимость, согласованная до старта, — без процента от годового дохода кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена: если кандидат не подойдёт в гарантийный срок — ищем замену за наш счёт.
- Сроки и зона ответственности известны заранее: первые кандидаты за 7–10 дней, полное закрытие — 3–6 недель.
- Конфиденциальный поиск, если меняете действующего архивариуса, — без публичной вакансии.
Ошибки найма и как мы их закрываем
Частые ошибки
Где компании теряют на найме архивариуса
- Сажают на архив делопроизводителя или секретаря — и долговременное хранение, сроки и экспертиза ценности проседают.
- Берут «аккуратного человека» без знания архивного дела: фонд систематизируют как придётся, без единой логики.
- Не проверяют опыт под свой объём и типы документов: кадровые, бухгалтерские, технические дела ведутся по-разному.
- Игнорируют готовность к проверкам: учёт выдачи, сроки хранения и списание по актам всплывают только на аудите.
Подход Work&Wolf
Почему с нами риск ниже
- Команда на проекте, а не один рекрутер: разбор роли, СБ-проверка и оценка кандидата под вашу задачу.
- До 54 источников и прямой выход на профильных специалистов — находим там, где поиск своими силами и отклик уже не справились.
- Цена зафиксирована в договоре и не зависит от зарплаты кандидата.
- Гарантия и бесплатная замена закреплены в договоре до старта.
- Оценка по МАРКЕР: проверяем ведение именно архива, а не смежные роли с документами.
- Конфиденциальный поиск при смене действующего архивариуса.
Кто отвечает за результат
Наталия Менохова
Основатель и руководитель Work&Wolf
Прямой поиск кандидатов, а не поток откликов
87% клиентов приходят по рекомендации
Многоступенчатый отбор и СБ-проверка кандидатов
Подбор архивариуса — это про надёжность: от него зависит, найдётся ли документ через годы, пройдёт ли проверка и не потеряются ли оригиналы. Поэтому проект ведём на уровне ответственности за порядок в фонде: кто реально нужен архиву, какие риски скрыты за стажем и что проверить до оффера.
Оцениваем кандидатов по способности выстроить систему хранения, выдержать сроки и провести экспертизу ценности, а не только по строчкам опыта.
Частые вопросы
О подборе архивариуса: отличие от делопроизводителя, проверка, объём документов, сроки, стоимость, где найти и конфиденциальность.
Чем архивариус отличается от делопроизводителя?
Делопроизводитель ведёт текущий документооборот — регистрацию, маршрутизацию и контроль исполнения «живых» документов. Архивариус отвечает за долговременное хранение: приём дел в архив по описи, экспертизу ценности, сроки хранения, выдачу и уничтожение по правилам. Если вам нужен порядок именно в текущих бумагах, посмотрите подбор делопроизводителя; если нужно сформировать и вести архив — это роль архивариуса.
Как вы проверяете, что кандидат реально знает архивное дело?
По методике МАРКЕР: смотрим не запись в трудовой, а факты — какие фонды кандидат формировал, как проводил экспертизу ценности и списание по актам, как вёл учёт выдачи и готовил архив к проверкам. Даём рабочий кейс из вашего архива и оцениваем логику работы с документами.
Ищете ли архивариуса под конкретный объём и тип документов?
Да. Подбираем под ваш фонд — кадровые, бухгалтерские, технические, юридические документы, бумажный или электронный архив, — учитывая объём, требования по срокам хранения и специфику отрасли. Опыт кандидата сверяем именно с вашим архивом.
За сколько вы находите архивариуса?
Первых подходящих кандидатов показываем за 7–10 рабочих дней. Полное закрытие роли — в среднем 3–6 недель и зависит от объёма фонда, редкости профиля и необходимости релокации.
Сколько стоит подбор архивариуса?
Стоимость фиксированная и известна до старта — без процента от годового дохода кандидата. Точная цифра зависит от объёма архива и редкости профиля; правила оплаты прозрачны и закреплены в договоре. Как формируется цена — на странице стоимости услуг.
Что если архивариус не подойдёт после выхода?
В договоре закреплена бесплатная замена в гарантийный срок: если кандидат не подойдёт, подберём другого за наш счёт. Сроки и зона ответственности фиксируются заранее, до старта поиска.
Где найти и как нанять архивариуса?
Найти и нанять архивариуса можно через Work&Wolf — мы ведём прямой поиск по профильным специалистам, проверяем знание архивного дела и опыт работы с фондами, а не ждём отклика на вакансию. Оставьте задачу — вернёмся с профилем роли, планом поиска и сроками; разбор роли бесплатен.
Можно ли искать конфиденциально, если меняем действующего архивариуса?
Да. Конфиденциальный поиск ведём аккуратно — без публичной вакансии, — чтобы не дестабилизировать работу архива до выхода нового специалиста и передачи фонда.
Материалы о найме архивариуса
Короткие разборы, которые помогают понять, какой архивариус нужен и как развести его с делопроизводителем.
Зачем бизнесу архивариус и управление документами
Чем архив помогает бизнесу и когда пора нанимать архивариуса.
Чем занимается делопроизводитель
Зона ответственности делопроизводителя в текущем документообороте.
Делопроизводитель или секретарь: кто ведёт документы
Как разделить роли в работе с документами и не нанять лишнего.
Подбираем команду поддержки бизнеса
От секретаря и делопроизводителя до начальника АХО — в офис и с релокацией, по всей России.
Делопроизводитель
Текущий документооборот: регистрация, маршрутизация и контроль исполнения документов.
Секретарь
Приёмная руководителя: звонки, встречи, корреспонденция и поддержка офиса.
Секретарь-референт
Документы, переписка и информационная поддержка руководителя.
Офис-менеджер
Жизнеобеспечение офиса: закупки, подрядчики и административные процессы.
Начальник АХО
Административно-хозяйственное обеспечение и инфраструктура компании.
Хаб помощников и ассистентов
Все роли поддержки бизнеса — от ассистента до архивариуса.
Следующий шаг
Нужен архивариус, который наведёт порядок в документах?
Разберём задачу, определим реалистичный профиль под ваш фонд и найдём архивариуса, который соберёт архив, выдержит сроки хранения и подготовит документы к проверкам. Первые кандидаты — за 7–10 дней, разбор роли бесплатен.
